Avec l’essor du travail hybride, de nombreuses entreprises constatent que leurs bureaux sont sous-utilisés, ce qui représente un coût immobilier conséquent. Le desk sharing s’impose alors comme une réponse pragmatique à ce défi. En optimisant l’occupation des locaux, cette approche permet à la fois de réaliser des économies et de créer un environnement plus dynamique. Voici comment le mettre en place de manière efficace au sein de votre société.
Appuyez-vous sur un logiciel de gestion pour organiser le desk sharing
Pour réussir votre transition vers le desk sharing, utilisez un logiciel spécialisé pour maintenir une organisation fluide. Cet outil centralise les réservations et permet à chaque collaborateur de visualiser les postes de travail disponibles sur un plan interactif. Vos équipes peuvent ainsi trouver et réserver un bureau adapté à leurs besoins en quelques clics, depuis leur ordinateur ou smartphone. Certaines plateformes, comme Sharvy, enrichissent même l’expérience en intégrant la gestion des places de parking ou le pilotage des bornes de recharge dans une seule application.
Un logiciel de desk sharing ne se contente toutefois pas de gérer les réservations. Il devient une source d’informations pour affiner votre stratégie immobilière. Les statistiques générées vous permettent d’analyser les taux d’occupation réels de vos locaux. Vous identifiez ainsi facilement les jours de forte affluence, les zones les plus populaires et celles qui restent sous-utilisées. Fort de ces indicateurs, vous pouvez prendre des décisions pour réaménager les espaces, ajuster la taille de votre parc immobilier et donc optimiser vos investissements.
Mettez en place des règles et bonnes pratiques d’utilisation
Définissez des règles simples concernant la durée maximale de réservation, les modalités d’annulation et les créneaux horaires disponibles. Ces directives préviennent les comportements inappropriés et limitent les situations conflictuelles entre collaborateurs. La clarté des consignes permet une appropriation rapide du système par l’ensemble des équipes. La responsabilisation des salariés contribue par ailleurs à la réussite du dispositif. Encouragez le respect des réservations effectuées et la libération des postes en cas d’absence imprévue.
Les fonctionnalités d’enregistrement automatique détectent les bureaux réservés, mais inoccupés, puis les remettent rapidement dans le circuit. Cette autorégulation améliore le taux d’occupation réel et réduit la frustration des collaborateurs qui cherchent un espace vacant. L’organisation des espaces doit par ailleurs tenir compte des besoins de vos équipes. Créez des zones dédiées aux activités qui nécessitent de la concentration, d’autres propices aux échanges informels. La gestion par groupes d’utilisateurs permet de réserver certains secteurs à des services spécifiques ou de garantir des emplacements pour les visiteurs. Cette segmentation maintient une cohérence dans la répartition des ressources.
De plus, le confort et l’inclusivité représentent des priorités absolues pour maintenir la qualité de vie au travail. Assurez-vous alors que chaque poste dispose d’un équipement fonctionnel et ergonomique. Prévoyez également des aménagements adaptés aux personnes à mobilité réduite et respectez les préférences individuelles lorsque cela est possible. Un environnement accueillant facilite l’adoption des nouvelles pratiques et préserve l’engagement des collaborateurs.
Accompagnez le changement et mesurez les résultats
La réussite de votre passage au desk sharing repose avant tout sur la communication. Présentez les objectifs du projet, les bénéfices attendus et les modalités pratiques bien avant le déploiement. Organisez par ailleurs des sessions d’information pour répondre aux interrogations de vos collaborateurs et dissiper les appréhensions. Une telle transparence rassure les équipes et démontre votre engagement dans leur accompagnement tout au long du processus.
La formation à l’utilisation des outils numériques garantit quant à elle une prise en main efficace dès les premiers jours. Proposez des tutoriels vidéo, des guides pratiques et des démonstrations en direct pour familiariser chacun avec la plateforme de réservation. De plus, vous devez désigner des référents dans chaque service. Ils pourront apporter un soutien de proximité aux collègues moins à l’aise avec la technologie. Suivez ces indicateurs clés :
- le taux d’occupation des postes,
- la satisfaction des collaborateurs à travers des enquêtes périodiques,
- le délai moyen de réservation,
- l’évolution des coûts immobiliers.
En combinant ces différents indicateurs, vous obtiendrez une vision beaucoup plus complète et nuancée du succès et des points d’amélioration de votre projet de desk sharing. Ajustez votre organisation selon les retours terrain. Restez attentif aux difficultés rencontrées par les utilisateurs et apportez rapidement des correctifs. La flexibilité dans la gestion des règles et des configurations démontre ainsi votre capacité d’adaptation aux besoins évolutifs de l’entreprise.
